Workspace-Handbuch / Praxisalltag
Operative Hilfe für Aufnahme, Fälle, Telefonie, Telefonbuch, Rezept- und Dokumentenanfragen, Ablehnungen, SMS-Regeln und Kommunikationsfokus im Workspace.
Workspace-Inhalte
Diese Kapitel gelten für die tägliche Arbeit im Workspace.
Aktives Kapitel Wofür der Workspace da ist
Workspace
Der Workspace ist die Arbeitsoberfläche für den Praxisalltag.
Hier bearbeitet das Team Aufnahme, Fälle, Telefonie, Telefonbuch, Rezept- und Dokumentenanfragen, Kommunikation und Systemlage. Der Workspace ist bewusst auf die tägliche Arbeit ausgerichtet und zeigt keine Admin-Konfiguration.
Der technische Service-Footer bleibt im eingeloggten Workspace sichtbar. Der Button Programmhilfe öffnen lädt dieses Workspace-Handbuch in einem separaten Tab, damit die laufende Arbeit nicht verloren geht.
Tagesstart
Zum Tagesstart hilft eine feste Reihenfolge, damit offene Vorgänge nicht zwischen den Bereichen liegenbleiben.
Prüfe zuerst die Bereiche mit roter Badge oder aktiver Queue: Wartezimmer, Rezept- und Dokumentenanfragen, Telefonie und Kommunikation. Diese Reihenfolge deckt die meisten offenen Patientenkontakte ab, bevor neue Arbeit dazukommt.
Rote Badges sind Aufmerksamkeitssignale. Sie zählen je nach Bereich neue Dokumentvorgänge, ungelesene Chatnachrichten oder offene eigene Notizzettel und verschwinden erst, wenn der jeweilige fachliche Auslöser bearbeitet, gelesen oder erledigt wurde.
Ein leerer Badge bedeutet nicht, dass der Bereich fachlich unwichtig ist. Er bedeutet nur, dass POKS aktuell keinen neuen oder offenen Fokuspunkt für diesen Bereich zählt.
Suche
Die Vollsuche findet Arbeitszusammenhänge und öffnet Treffer im Hauptbereich, ohne eine eigene Hauptnavigation zu sein.
Die Suche findet Patienten, Fälle, Termine, Dokumentenanfragen und Wartetickets. Sie sitzt links als Eingabe, zeigt Treffer aber in einer eigenen internen Workspace-View im Hauptbereich.
Die Suchansicht wird nur durch eine aktive Suche geöffnet. Beim Wechsel in Wartezimmer, Telefonie, Dokumente oder eine andere operative View wird die Suche zurückgesetzt, damit Suchtreffer nicht mit einem anderen Arbeitsbereich vermischt werden.
Die Aktionen an einem Treffer öffnen nur freigegebene Workspace-Bereiche. Wenn der Zielbereich im Admin nicht freigeschaltet ist, bleibt die Suche sichtbar und zeigt einen Hinweis statt den gesperrten Bereich zu öffnen.
Suchtreffer sind Kontext, keine Stammdatenänderung. Das Öffnen oder Zuordnen eines Treffers hilft bei der Bearbeitung, ersetzt aber keine PVS-Prüfung.
Sichtbarkeit
Die sichtbaren Bereiche hängen an der angemeldeten Workspace-Rolle und den Freigaben.
Wenn ein Bereich im Workspace fehlt, ist meist nicht die Funktion verschwunden, sondern die Freigabe für das Konto oder die Rolle nicht aktiv.
Die fachliche Arbeit bleibt im Workspace. Rechte, Integrationen und technische Diagnose werden im Admin gepflegt und sind nicht Teil dieses Handbuchs.
Die Sichtbarkeit kann je Rolle abweichen. Wenn MFA nur Telefonie, Rezept- und Dokumentenanfragen oder Kommunikation sieht, ist das eine Admin-Freigabe und keine gelöschte Funktion.
Gesperrte Bereiche erscheinen nicht als graue oder nicht klickbare Menübuttons. Sie werden aus der Workspace-Navigation entfernt; die sichtbaren Buttons behalten ihre normale Größe und bleiben als Gruppe zentriert.
Aufnahme
Die Aufnahme identifiziert einen Menschen schnell genug, um den Fall sicher zu starten, ohne das PVS zu duplizieren.
Im Alltag reichen je nach Kanal unterschiedliche Merkmale. Am Telefon sind Nachname und Telefonnummer oft genug, WhatsApp bringt häufig den vollständigen Namen und manchmal das Geburtsdatum mit, und vor Ort ist die Identifikation über Karte oder PVS-Referenz meist eindeutiger.
POKS speichert hier vor allem den Arbeitskontext: Kontaktweg, Ankunftsstatus, Identifikationsbasis, Hinweis und Verknüpfung zu Fall oder Patient. Der fachliche Stammdatensatz bleibt im PVS.
Wartezimmer
Wartezimmer und Tagesband zeigen, wer tatsächlich angekommen ist und wer als Nächstes aufgerufen werden kann.
Das Tagesband ist die Termin- und Planungssicht. Es zeigt den Tagesablauf, Terminanlagen, Statuswechsel und terminnahe Ankünfte.
Das Wartezimmer ist die aktive operative Queue. Ein Check-in legt ein Warteticket mit PAT-Nummer, Priorität, Grund und optionaler Patientenzuordnung an.
Terminnahe Ankünfte können aus dem Tagesband direkt ins Wartezimmer übergehen. Die Auto-Check-in-Logik greift ab 30 Minuten vor dem Termin und verwendet dieselbe fortlaufende PAT-Nummerierung.
Aktiv sind vor allem wartende und aufgerufene Tickets. Versorgt oder nicht erschienen sind Abschlusszustände und verschwinden aus der aktiven Queue.
Der Displayfeed nutzt das Wartezimmer-Board: Er zeigt den aktiven Aufruf oder den nächsten Kandidaten, ohne die komplette Arbeitsliste öffentlich zu machen.
Fallsteuerung
Hier wird aus dem ersten Kontakt ein bearbeitbarer Verlauf.
Die Fallsteuerung übernimmt den erkannten Kontext aus der Aufnahme und führt ihn weiter. Dort siehst du Fall, Termine, Wartezimmerstatus, Dokumente, Triage und laufende Kommunikation.
Die Fallsicht ist der Ort für fachliche Korrekturen. Wenn sich zum Beispiel herausstellt, dass ein angekündigter Patient inzwischen vor Ort ist, wird dieser Status dort gezielt angepasst.
Statusgrenzen
Viele Buttons verändern den Arbeitsstatus in POKS, aber nicht automatisch die Rohdaten externer Systeme.
POKS hält den operativen Bearbeitungsstand: offen, in Arbeit, bereit, erledigt, gelesen, Notizzettel done oder lokaler Telefonie-Status. Diese Zustände steuern, was im Workspace sichtbar bleibt.
Placetel, PVS, Mail und SMS behalten eigene Systemzustände. Ein Telefonie-Eintrag auf Erledigt verändert nicht die Placetel-Historie. Eine Aufnahme mit PVS-ID ersetzt keine Stammdatenpflege. Ein abgeschlossener Dokumentvorgang löscht keinen Versand- oder Auditverlauf.
Diese Trennung ist Absicht: POKS hilft bei der Tagesarbeit und Nachvollziehbarkeit, ohne Fremdsysteme still im Hintergrund umzuschreiben.
Dokumente
Website-Anfragen für Folgerezepte, Überweisungen und Befunde werden im Workspace als echte Vorgänge bearbeitet.
Neue Rezept- und Dokumentenanfragen erscheinen mit Badge im Hauptmenü. Die Badge zählt nur neue, noch nicht in Arbeit genommene Vorgänge und verschwindet, sobald der Vorgang übernommen wurde.
Wenn POKS den Patienten nicht eindeutig findet, bleibt die Anfrage trotzdem sichtbar. Patient zuordnen bedeutet, dass das Team die Zuordnung manuell prüfen muss.
Bereit melden & abschließen setzt zuerst Bereit, reiht die erwarteten Benachrichtigungen ein und schließt direkt danach ab, wenn die API mindestens einen Queue-Auftrag mit Message-ID zurückmeldet. Wird zusätzlich ein bewusst deaktivierter Transportweg wie Placetel SMS mit Message-ID übersprungen, blockiert das den Abschluss nicht. Steht der Vorgang bereits auf Bereit, prüft POKS vorhandene Ready-Nachrichten zuerst und vermeidet doppelten Mailversand. Bei fehlgeschlagenen, nur vorgemerkten, fehlerhaft übersprungenen oder unvollständigen Nachrichten bleibt der Vorgang sichtbar und zeigt denselben Button erneut.
Anfrage aufnehmen legt manuelle interne Vorgänge an. Typ, Patient-ID, Titel und Dringlichkeit bestimmen, ob daraus ein Dokument, ein Rezept oder eine Anfrage in der Worklist wird; Website-Bestellungen kommen zusätzlich mit Quelle Website, Kontaktweg und Mitteilung des Patienten hinein.
Die Worklist zeigt nur aktive Vorgänge in den Stati Offen, In Arbeit und Bereit. Abgeschlossene oder abgelehnte Vorgänge verschwinden aus der Arbeitsliste, bleiben aber in Historie, Events und Audit nachvollziehbar.
Die Hauptzeile zeigt bei Website-Bestellungen groß den Patienten- oder Anfragendennamen. Die Chips sind fachliche Kurzmarken: Status, Folgerezept, Überweisung oder Befunde, Privatrezept, Priorität, Patientenzuordnung und Quelle Website. Patient zuordnen ist kein Abschluss, sondern der Hinweis, dass die Praxis die Zuordnung vor der Bearbeitung fachlich prüfen muss.
Kurztext der Anfrage und relevante Rückfragen aus dem Formular. Bei Privatrezepten wird die Abholung per E-Mail gemeldet.
In Arbeit übernimmt einen offenen Vorgang in die Bearbeitung. Dadurch fällt er aus der roten Neueingang-Badge am Hauptmenüpunkt heraus; es wird noch keine Benachrichtigung an den Patienten gesendet.
Bereit setzt einen internen Vorgang auf bereit. Bei Überweisungen fragt POKS vorher den Ausgabeweg ab: Abholung Praxis, Postversand oder E-Überweisung. Dieser Ausgabeweg wird am Vorgang gespeichert und für die Benachrichtigung verwendet.
Bereit melden & abschließen ist der Ein-Klick-Pfad für Website-Folgerezepte, Website-Überweisungen und Website-Befunde. POKS setzt zuerst Bereit, reiht die erwartete E-Mail- oder SMS-Mitteilung ein und schließt automatisch ab, sobald die API die Queue-Aufträge bestätigt. Bei Privatrezepten wird nur die E-Mail zur Abholung in der Praxis erwartet.
Wenn keine Benachrichtigung eingereiht wird, eine Bereit-Mitteilung fehlschlägt, nur als Preview entsteht, wegen Template-/SMS-Prüfung übersprungen wird oder keine Message-ID erzeugt, bleibt der Vorgang sichtbar auf Bereit. Bewusst deaktivierte Transportwege blockieren nur dann nicht, wenn mindestens ein anderer Kanal erfolgreich eingereiht wurde.
Abschließen bleibt der manuelle Abschluss für interne Vorgänge. Website-Anfragen werden nicht über einen zweiten Abschlussbutton beendet, sondern automatisch abgeschlossen, wenn die Bereit-Mitteilung erfolgreich eingereiht wurde.
Ablehnen öffnet den Ablehnungsdialog. Dort wird zuerst der verfügbare Ausgangskanal gewählt; aktuell ist produktiv nur E-Mail sichtbar. Danach muss ein fester Grund oder Individuell gewählt werden. SMS-Limit und Signaturprüfung erscheinen nur, wenn SMS als aktiver Ablehnungskanal verfügbar ist.
Ablehnung
Ablehnungen werden mit einem verfügbaren Ausgangskanal, festen Gründen oder einem individuellen Grund dokumentiert. SMS-Regeln gelten nur, wenn SMS wirklich aktiv ist.
Beim Ablehnen öffnet POKS einen Dialog mit Ausgangskanal und festen Gründen: Krankenkassenkarte muss eingelesen werden, Folgerezept weicht ab und Medikation unklar. Zusätzlich gibt es Individuell.
Der Dialog zeigt nur Kanäle, die für diesen Vorgang tatsächlich nutzbar sind. Im aktuellen Betrieb ist das E-Mail. SMS, WhatsApp und Telefon-AI-Agent werden nicht angezeigt, solange sie für Ablehnungen nicht aktiv verfügbar sind.
E-Mail wird mit diesem Ablehnungsgrund vorbereitet: Ihre Unterlagen reichen für die Bearbeitung noch nicht aus.
Bei Individuell erscheint ein Textfeld. Bei E-Mail bleibt der Grund ausführlicher möglich; bei SMS würde POKS den Grund so begrenzen, dass Nachricht und Autosignatur Praxis Reiffert zusammen maximal 160 Zeichen haben.
Die Vorschau ist kanalabhängig. Aktuell zeigt sie eine E-Mail-Vorschau. Eine SMS-Vorschau inklusive Signatur erscheint nur, wenn SMS wirklich als Ausgangskanal gewählt wurde.
Warnungen
Warnungen im Workspace zeigen, warum ein Vorgang noch nicht sauber abgeschlossen werden sollte.
Typische Warnungen sind blockierter SMS-Versand, fehlende oder unklare Patientenzuordnung, Versandfehler, Preview statt Echtversand oder ein Vorgang, der nach Bereit melden sichtbar auf Bereit bleibt.
Bei Patient zuordnen, Mehrdeutig oder Treffer prüfen muss die Zuordnung fachlich geklärt werden. POKS hält den Vorgang sichtbar, damit die Bearbeitung nicht versehentlich als erledigt verschwindet.
Bei SMS blockiert prüft das Team zuerst Nummer und Nachricht: nur deutsche Mobilfunknummern im +49-Format sind zulässig, Festnetz und Ausland sind gesperrt, und SMS dürfen maximal 160 Zeichen haben.
Telefonie
Telefonie ist die gemeinsame Fläche für eingehende Calls, Placetel-Hinweise, Call-Cases und interne Rückrufaufträge.
Die Anrufseite zeigt, wer gerade anruft oder verpasst wurde. Wiederholte Anrufe derselben Rufnummer werden als Call-Case zusammengefasst, damit nicht jede Wiederholung als eigene offene Aufgabe erscheint.
Ein Rückrufauftrag ist kein echtes Telefonat, sondern ein Arbeitsauftrag. Er hilft dem Team, einen offenen Anruf gezielt weiterzubearbeiten und im Kontaktverlauf zu halten.
Die Telefonie startet standardmäßig auf dem aktuellen Berliner Kalendertag. KPI-Kacheln zeigen angenommene, verpasste, blockierte und Voicemail-Verbindungen; die verpasste KPI zählt offene verpasste Call-Cases statt jedes einzelne Rohcall-Event.
Ausgehende Gespräche aus der Placetel-Anlage werden zusätzlich aus den Call-Detail-Records angezeigt, wenn sie eindeutig als ausgehend erkannt werden. Diese Zeilen dienen als Gesprächsnachweis und werden nicht wie offene Rückruf-Cases gesammelt erledigt.
Wenn Placetel im CDR eine technische VoIP-Kennung liefert, löst POKS diese gegen die im Admin gepflegten VoIP-Ziele auf. In der Liste steht nur der Nebenstellenname, zum Beispiel Anmeldung 4; Durchwahl, SIP-Kennung und rohe Kennung bleiben in den Details sichtbar.
Die Telefonie-Kennzahlen führen ausgehende Anrufe als eigene KPI neben angenommenen, verpassten, blockierten Anrufen und Sprachnachrichten.
Die Tabelle zeigt Typ, Datum und Uhrzeit, anrufende Nummer, angerufene Nummer, Kontext und Aktionen. Bei eindeutigem globalem Placetel-Kontakt steht in der Spalte Anrufende Nummer zuerst der Firmenname, sonst Vor- und Nachname; die Rufnummer bleibt darunter sichtbar. Kontext-Chips wie Rückruf offen, Patient erreicht, In Bearbeitung, Erledigt, Mehrfachversuch, Rückrufhinweis oder Ausgehend sind Entscheidungshilfen und verändern nicht automatisch den Placetel-Status.
Bei ausgehenden CDR-Zeilen bleibt die Spalte Von die Praxisquelle: also VoIP-Ziel, Nebenstelle oder technische Kennung. Die Spalte Angerufene Nummer prüft dagegen die Zielnummer gegen das globale Placetel-Telefonbuch und zeigt bei Treffer Firma oder Vor- und Nachname mit Rufnummer darunter. Wenn Placetels direkte Nummernsuche keinen Treffer liefert, prüft POKS die Zielnummer zusätzlich über eine begrenzte Vollsuche im globalen Telefonbuch.
Blockierte Telefonbuchkontakte werden in eingehenden, verpassten und ausgehenden Zeilen nicht ausgeblendet. POKS zeigt den Namen normal an und markiert den Datensatz zusätzlich mit dem Chip Blockiert.
Wenn die Rufnummer eindeutig im globalen Placetel-Telefonbuch gefunden wird, zeigt POKS den Kontakt direkt in der Anruferkennung und bietet Kontakt bearbeiten an. Unbekannte Rufnummern bieten Kontakt anlegen; das gilt auch für ausgehende Zielnummern. Mehrdeutige Treffer bleiben als Konflikthinweis im Kontext sichtbar.
Details öffnet die vollständigen Zeilendaten mit Bearbeitung, Typ, Von/An, Dauer, Zeitpunkt, erster und letzter Versuch, Kontakt, Telefonbuch, Zuordnung, Patient, Fall, Episode, Rohcalls, Rückrufhinweis und Aufnahme. Details schließen blendet diesen Block wieder aus.
Fallsicht öffnet den verknüpften Fall, wenn der Anruf bereits einem Fall zugeordnet ist. Fallstart vorbereiten erscheint nur bei passenden Fallstart-Hinweisen und füllt die Aufnahme mit Anrufnummer, Patient und Zusammenfassung vor.
Rückruf starten ist der echte Direktrückruf: POKS öffnet den gemeinsamen Wähldialog, zeigt die anrufende Nummer im Telefondisplay, lädt freigegebene VoIP-Nebenstellen und übergibt den Call erst nach Jetzt wählen serverseitig an Placetel. Danach schließt der Dialog automatisch.
Wahlwhd. ist davon getrennt: Die Taste übernimmt nur die zuletzt gewählte Nummer aus dieser Sitzung. Sie ist eine lokale Telefonfunktion, erledigt keinen offenen Rückruf-Case und wird nur verknüpft, wenn die Nummer zu einem offenen Call-Case passt.
Rückruf vorbereiten erzeugt dagegen eine Rückrufvorgabe als Arbeitsauftrag in der Fallsteuerung. Bei einem Call-Case wird der Bearbeitungsstatus für alle zugehörigen Rohcalls gesetzt.
Erledigt setzt den POKS-Bearbeitungsstatus der zugehörigen Call-IDs auf done und blendet den Case aus der offenen Liste aus. Wieder öffnen setzt sie wieder auf open; Placetel-Daten werden dabei nicht verändert.
Wenn eine Rufnummer innerhalb einer Lage erreicht wurde und später erneut verpasst anruft, beginnt ein neuer offener Call-Case. Der alte Patient-erreicht-Status wird nicht auf die neue Lage übertragen.
PVS-Suche starten legt für den geöffneten Call-Case einen gebundenen Data-AL-/GDT-Auftrag an. Die Praxis-Bridge liefert danach einen PVS-Hinweis zurück; bei mehreren Treffern muss ein Treffer bewusst ausgewählt werden.
Geöffneten PVS-Patienten laden ist der manuelle Weg, wenn die MFA den Patienten im PVS selbst geöffnet hat. Auch hier lädt POKS nur einen Hinweis. Erst Daten übernehmen legt oder ergänzt den POKS-Patientenkontext; POKS schreibt dabei nichts ins PVS zurück.
Nach erfolgreicher Übernahme kann In Placetel übernehmen das bestehende Kontaktmodal mit Name, Rufnummer und E-Mail vorfüllen. Das Speichern ins globale Placetel-Telefonbuch bleibt ein separater Schritt mit Dublettenprüfung und Readback.
Die Checkboxen markieren sichtbare Verbindungen. Alle Verbindungen auswählen markiert nur die aktuelle sichtbare Seite. Markierte Rückrufvorgaben anlegen erzeugt gesammelt Rückrufaufträge und verschiebt sie in die Fallsteuerung; Auswahl löschen entfernt nur die Markierung.
Telefonbuch
Der Workspace hat einen eigenen Bereich für Suche und Pflege des globalen Placetel-Telefonbuchs.
Der Menüpunkt Telefonbuch ist über die Workspace-Freigaben steuerbar. Wenn er nicht sichtbar ist, liegt es an der Admin-Freigabe oder an fehlenden Rechten, nicht an einer gelöschten Funktion.
Die Ansicht nutzt eine Vollsuche über globale Placetel-Kontakte. Gesucht wird über Name, Firma, Rufnummer, E-Mail, Fax und Adresse; der kleine Filter Art grenzt die Treffer nach Kontaktart ein, zum Beispiel auf Apotheken.
Die Unteransicht Branchensuche recherchiert öffentliche Gesundheitskontakte. Was? beschreibt Suchbegriff oder Fachrichtung, Kategorien begrenzen die Art des Kontakts, Wo? setzt den Standort und Suchmodus unterscheidet In der Nähe von Überregional.
In der Nähe nutzt Standort und Umkreis. Überregional darf ohne Standort laufen und ist für seltene Fachspezialisten oder Selbsthilfegruppen gedacht. Die Ergebnisliste hat eine Blätterfunktion und öffnet neue Kontakte nicht direkt, sondern immer zuerst im Kontaktmodal.
Die Internetrecherche nutzt aktuell Google Places beziehungsweise die konfigurierte Google-Recherchebrücke. Wenn der Google-Key nicht freigeschaltet ist oder keine Quelle antwortet, zeigt POKS Warnungen oder Recherchelinks statt unkontrolliert Daten zu importieren.
Eindeutige Dubletten sperren die Übernahme mit Kontakt bereits vorhanden. Mögliche Dubletten bleiben als Warnung sichtbar und müssen im Modal bewusst geprüft werden. Letzte Suchen zeigt nur eigene reduzierte Suchläufe; technische Providerdetails und Rücknahme bleiben Admin-Aufgabe.
POKS führt kein lokales Telefonbuch. Placetel bleibt die führende Quelle; bei deaktiviertem Transportweg placetel_api findet kein Lesen, Suchen oder Schreiben gegen Placetel statt.
Über Kontakt anlegen, Bearbeiten oder einen Treffer aus der Branchensuche öffnet sich das bekannte POKS-Modalmuster. Dort bestimmen Kontaktart und Kontaktzweck, ob private oder geschäftliche Felder angezeigt werden. Suche und Vorschläge füllen das Modal nur vor; gespeichert wird erst nach bewusster Prüfung.
Speichern läuft direkt gegen Placetel und wird anschließend per Rücklesen geprüft. Während Schreiben, Löschen und Prüfung laufen, bleiben Speichern, Abbrechen und Schließen gesperrt; bei Fehlern bleibt das Modal offen und zeigt die Ursache.
Jetzt Anrufen öffnet denselben Wähldialog wie Rückruf starten in der Telefonie. Die erste geschäftliche oder private Rufnummer steht im Display, darunter wird die freigegebene Leitung beziehungsweise VoIP-Nebenstelle gewählt. Erst Jetzt wählen startet den Placetel-Call; Kontakte ohne Rufnummer oder blockierte Kontakte sind dafür gesperrt.
Dubletten werden über frische Placetel-Treffer geprüft. Beim Zusammenführen bleibt ein Zielkontakt bestehen; Feldwerte werden bewusst gewählt und der Quellkontakt wird nur nach zusätzlicher Bestätigung gelöscht.
Löschen entfernt den globalen Placetel-Kontakt nach ausdrücklicher Bestätigung. Blockieren ist dagegen nur eine Placetel-Kontaktänderung und kein Löschen.
Telefonie-Kontextaktionen füllen unbekannte Rufnummern direkt in dasselbe Kontaktmodal vor. Bekannte Rufnummern öffnen den passenden globalen Kontakt; mehrdeutige Treffer werden nicht automatisch gewählt.
Rezept- und Dokumentkarten können Kontakt hinzufügen anbieten. Wenn Rufnummer oder E-Mail schon gefunden werden, bleibt die Aktion gesperrt und meldet Kontakt bereits vorhanden.
Aktualisierung
Der Workspace aktualisiert wichtige Hinweise gezielt, statt die gesamte Oberfläche ständig neu zu laden.
Interne Chatnachrichten, externe Kommunikationsereignisse und Dokumentereignisse laufen über den Omnichannel-Eventstrom. Daraus entstehen Badges, lokale Hinweise und gezieltes Nachladen einzelner Listen.
Dokumente laden bei neuen Website-Anfragen oder Statusänderungen die Dokumentliste und Übersicht nach. Kommunikation lädt bei neuen Website-Kontaktanfragen Nachrichten und Übersicht nach; Chat-Badges steigen bei neuen internen Nachrichten und sinken, wenn Nachrichten geöffnet oder erledigt werden.
Telefonie lädt den aktuellen Tag beim Öffnen oder beim Anklicken des aktiven Telefonie-Tabs nach. Der Live-Abruf bleibt bewusst begrenzt, damit die Arbeitsliste schnell bleibt und nicht auf einen langsamen Placetel-Vollabruf wartet.
Wenn ein erwartetes Ereignis nicht sichtbar ist, ist ein manuelles Neuladen des betroffenen Bereichs sinnvoll. Ein kompletter Browser-Refresh sollte nur der zweite Schritt sein.
Kommunikation
Kommunikation bündelt Patientenkommunikation, manuelle Antworten, Versandnachweise und Klärungsfälle im Workspace.
Der mittlere Bereich Kommunikation ist als Schreibzentrale aufgebaut: links stehen Mailboxen wie Fokus, Eingang, Posteingang (System), Zu klären, Entwürfe, Gesendet, Archiv und Systemverlauf; in der Mitte liegt die Nachrichtenliste mit Suche und Kanalfilter; rechts stehen Detailansicht und Antwort-Composer.
Der Hauptmenüpunkt Kommunikation zeigt einen Badge, sobald offene Kommunikationsnachrichten im Fokus liegen. Damit sind neue Website-, E-Mail- oder SMS-Vorgänge sichtbar, ohne die Schreibzentrale zuerst öffnen zu müssen.
Kontaktanfragen aus der öffentlichen Website kommen als eingehende Nachricht im Eingang und Fokus an. Sie tragen den Website-Bezug in den weiteren Angaben und zählen wie andere echte Patientenkommunikation für Badge und Fokus.
Wenn eine Person ein Website-Erfolgsmodal gesehen hat, aber in Kommunikation kein neuer Eintrag existiert, liegt im Workspace kein wiederherstellbarer POKS-Datensatz vor. In diesem Fall die Anfrage erneut senden lassen und bei wiederholtem Auftreten die Website- oder API-Übergabe prüfen.
Fokus zeigt echte offene Patientenkommunikation. Reine POKS-Ausgangsbenachrichtigungen wie Dokumenthinweise, Passwort-Reset-Mails oder Triage-Alerts bleiben in Verlauf, Jobs, Audit und Fachansichten erhalten, werden aber nicht als normale externe Chatnachrichten in den Fokus geschoben.
Die Standardansicht zeigt nur die Informationen, die für die Bearbeitung nötig sind: Kanal, Richtung, Kontakt, Betreff, Text und Fehlerhinweise. Technische IDs, Dokumentbezug, Website-Submission, Workflow und Template stehen rechts unter Weitere Angaben.
Eine Nachricht wird in der Liste ausgewählt und rechts geprüft. Antworten übernimmt Kanal, Empfänger und Antwortbetreff in den Composer. Patient, Fall und Vorlagenkontext bleiben bewusst in einem optionalen Bereich, damit die Antwortfläche ruhig bleibt.
Das Telefonbuch-Icon am Empfängerfeld öffnet eine Auswahl aus dem globalen Placetel-Telefonbuch. Dort können E-Mail-Adressen und Mobilnummern bewusst übernommen werden; POKS ändert dadurch keinen Kontakt und legt keinen neuen Telefonbucheintrag an.
Das Empfänger-Telefonbuchmodal bleibt an den sichtbaren Bildschirm gebunden. Kopf, Suche und Status bleiben stehen; nur die Trefferliste scrollt intern, wenn viele globale Kontakte geladen werden.
Ausgehende Nachrichten bleiben nach dem Absenden zunächst in Entwürfe, solange sie technisch nur eingereiht sind. Der Senden-Button ist während der Übergabe gesperrt, damit dieselbe Nachricht nicht mehrfach abgeschickt wird. Erst wenn der Worker den Versand als erfolgreich meldet, wandert die Nachricht automatisch nach Gesendet.
Zu klären verschiebt einen Vorgang in die Klärungs-Mailbox. Erledigt oder Archivieren entfernt ihn aus dem Fokus, löscht aber keinen Verlauf und verändert keinen technischen Versandstatus.
Die rechte Chat-Rail bleibt für interne Teamkommunikation und kurze externe Ereignishinweise reserviert. Die fachliche Bearbeitung externer Patientenkommunikation gehört in den mittleren Kommunikationsbereich.
SMS werden nur an deutsche Mobilfunknummern im gültigen +49-Format versendet. Festnetznummern, ausländische Nummern, unvollständige Mobilnummern und SMS über 160 Zeichen werden vor dem Versand blockiert.
Notizzettel
Notizzettel sind persönliche Erinnerungen; interne Nachrichten sind Kommunikation mit dem Team.
Die Empfängerauswahl im internen Chat bietet den persönlichen Notizzettel, aktive Gruppen und aktive Benutzer. Räume und Workstations bleiben geprüfter Kontext und Route, werden aber nicht als eigenständige Direktziele angeschrieben.
Der Filter Notizzettel zeigt offene eigene Notizen. Der rote Badge zählt offene persönliche Notizzettel und bleibt sichtbar, bis die jeweilige Notiz über Erledigt abgeschlossen wurde.
Erledigte anzeigen ist nur ein Zusatzfilter. Er zeigt abgeschlossene Notizen in der Notizzettel-Ansicht wieder an, macht sie aber nicht erneut offen.
Interne Nachrichten gehen an Gruppen oder aktive Benutzer. Sie werden beim Öffnen oder über Erledigt als gelesen beziehungsweise erledigt behandelt; Antworten aus dem Detailmodal bleiben im gleichen Gruppen-, User- oder Notizzettel-Kontext.
Datenschutz
Freitexte im Workspace sollen nur den notwendigen Arbeitskontext enthalten.
Schreibe in Notizzettel, Chat, Aufnahmehinweis und Ablehnungsgrund nur das, was für die aktuelle Bearbeitung nötig ist. Kurzer fachlicher Kontext ist sinnvoll; komplette Akteninhalte gehören nicht in Freitextfelder.
Passwörter, Zugangsdaten, private Fremdinformationen und Daten anderer Patienten gehören nie in Chat, Notizzettel, Dokumentkommentare oder Suchfelder.
Wenn Patientendaten unklar sind, wird die Zuordnung geprüft, statt sie im Freitext zu erraten. POKS soll die Arbeit nachvollziehbar halten, aber keine unsicheren Annahmen als Fakten speichern.
Grenzen
Der Workspace ist für die operative Arbeit da, nicht für technische oder administrative Pflege.
Im Workspace werden keine Rollen, Browserkonten, Gateway-Zugänge, Kommunikationsvorlagen, Mailserverprofile, Placetel-Konfigurationen oder Runtime-Prüfungen gepflegt.
Wenn ein Bereich fehlt, eine Vorlage falsch ist, ein Gateway nicht sendet oder ein technischer Status geprüft werden muss, ist das kein Workspace-Problem, sondern eine Konfigurations- oder Betriebsfrage.
Für die MFA ist wichtig: im Workspace bearbeiten, zuordnen, kommunizieren und abschließen; technische Einrichtung und Freigabe bleiben außerhalb der operativen Patientenarbeit.
FAQ
Damit die operative Ansicht erhalten bleibt. Du kannst nachlesen, ohne den aktuellen Vorgang im Workspace zu verlieren.
Reine Systembenachrichtigungen sollen den Blick auf echte Patientenkommunikation nicht verdrängen. Sie bleiben in Jobs, Audit, Channel-Historie und Fachansichten erhalten.
Nur erfolgreich an POKS übergebene Website-Kontakte erzeugen einen Eintrag in Kommunikation. Wenn kein POKS-Datensatz existiert, kann der Workspace die Nachricht nicht rekonstruieren; die Anfrage muss erneut gesendet werden.
POKS begrenzt SMS auf 160 Zeichen. Die Autosignatur Praxis Reiffert zählt mit und wird systemseitig genau einmal angehängt.
POKS nutzt SMS nur für deutsche Mobilfunknummern. Festnetz, Ausland und unvollständige Mobilnummern werden vor dem Versand blockiert.